Wanneer er zich kansen voordoen, maar de opvolging ervan afhankelijk is van het geheugen

Een kans kan komen via een formulier, een e-mail, een telefoontje of een aanbeveling. Het probleem begint wanneer elke invoer een ander pad volgt en niemand ze allemaal op dezelfde plek kan zien.

In veel bedrijven werkt het verkoopteam goed, maar ze vertrouwen te veel op het geheugen. Iemand herinnert zich dat hij dinsdag heeft gebeld. Een ander bewaart een belangrijk gesprek in haar e-mail. Een derde schrijft een stukje informatie op in een notitieboekje. Zolang het volume klein is, lijkt de methode voldoende. Wanneer vragen, voorstellen en betrokken mensen toenemen, beginnen de verliezen.

Aan kansen geen gebrek. Er ontbreekt een systeem dat hen begeleidt vanaf het eerste contact tot aan de sluiting.

Het probleem is niet om meer te verkopen, maar om beter te controleren wat er al binnenkomt.

Wanneer contacten via verschillende kanalen binnenkomen, is de eerste moeilijkheid te weten wat er binnenkomt, wie daarbij helpt en wat de volgende stap zou moeten zijn. Als deze informatie niet gecentraliseerd wordt, bouwt iedere verkoper zijn eigen werkwijze en krijgt het management een onvolledig beeld.

Dit veroorzaakt veel voorkomende situaties:

• vragen die een eerste reactie krijgen, maar geen vervolg;
• opportunities die worden gedupliceerd of niet worden toegewezen;
• voorstellen die tijd vergen omdat de benodigde gegevens worden verspreid over e-mails, notities en gesprekken;
• potentiële klanten die hetzelfde meerdere keren moeten uitleggen;
• zakelijke prognoses gebaseerd op vertoningen, niet op bijgewerkte informatie.

Het resultaat is vooral kostbaar in bedrijven met lange verkoopcycli. Een makelaarskantoor, een B2B-dienstverlener of een installateur van zonne-energie heeft mogelijk meerdere gesprekken, documentatie, bezoeken en beslissingen nodig voordat een transactie wordt afgerond. Als het pad niet is gedefinieerd, wordt elk interval tussen de stappen een verdwijnpunt.

Een commercieel systeem organiseert de hele tour

ProjectCore ontwerpt een systeem dat is aangepast aan de werkelijke manier van verkopen van het bedrijf. Het gaat niet om het toevoegen van nog een instrument aan het team, maar om het uitstippelen van een gemeenschappelijk pad voor alle kansen.

Het systeem kan op elk ingangskanaal starten. Registreer de herkomst, consolideer de beschikbare informatie en classificeer de kans volgens de criteria die met het bedrijf zijn vastgelegd. Wijs vervolgens verantwoordelijkheden toe en maak duidelijk wat er vervolgens moet gebeuren.

Een nieuwe kans kan aanleiding geven tot een bedrijfsreview. Een verzoek met onvolledige informatie kan een gegevensverzoek initiëren. Aan een ingediend voorstel kan een vervolgdatum worden gekoppeld. Een niet-reagerende bewerking kan een waarschuwing genereren voordat deze is afgekoeld.

Elke stap stopt afhankelijk van het feit of iemand hem zich herinnert.

Het management ziet de werkelijke toestand zonder het team te achtervolgen

Wanneer de zakelijke reis met elkaar verbonden is, hoeft het management niet meerdere mensen te vragen om erachter te komen wat er gebeurt.

U kunt zien hoeveel kansen er openstaan, in welke fase deze zich bevinden, welke voorstellen nog in behandeling zijn en waar blokkades optreden. Je kunt ook onderscheid maken tussen activiteit en daadwerkelijke voortgang: veel telefoontjes hebben gepleegd, is niet hetzelfde als kansen correct naar een beslissing hebben geleid.

Dankzij deze zichtbaarheid kunnen problemen die voorheen verborgen waren, worden gedetecteerd. Misschien duren de voorstellen te lang. Misschien krijgen kansen die vanuit één kanaal komen minder vervolg. Misschien stapelt een specifieke fase de activiteiten op zonder vooruitgang te boeken. Het systeem zet deze signalen om in bruikbare informatie voor het nemen van beslissingen.

De voorstellen komen eerder en met een betere context naar buiten

Het voorbereiden van een voorstel omvat meestal het verzamelen van klantgegevens, behoeften, documentatie, berekeningen en voorwaarden die tijdens verschillende gesprekken worden besproken. Wanneer elk element zich op een andere plek bevindt, vertraagt ​​het werk en neemt de kans op fouten toe.

Een goed ontworpen handelssysteem houdt alle informatie bij die aan de kans is gekoppeld. Het team kan naar de volledige context kijken, vaststellen wat er ontbreekt en het voorstel voorbereiden zonder het verhaal helemaal opnieuw op te bouwen.

Het doel is niet om automatisch documenten te produceren zonder criteria. Het betekent dat het zoeken, transcriberen en coördineren wordt verminderd, zodat mensen zich kunnen concentreren op het begrijpen van de cliënt en het bedenken van een passend antwoord.

Ontworpen voor de echte manier van verkopen van elk bedrijf

Er bestaat niet één bedrijfsproces dat geschikt is voor alle bedrijven. Een makelaarskantoor moet eigendommen, bezoeken en kopers coördineren. Een B2B-bedrijf kan werken met vergaderingen, technische validaties en meerdere beslissers. Een zonne-installateur moet inzameling, studie, documentatie, budget en monitoring aan elkaar koppelen.

Daarom begint ProjectCore met het analyseren van hoe een kans zich voordoet, welke informatie deze nodig heeft, wie ingrijpt en welke omstandigheden de volgende stap bepalen. Ontwerp van daaruit een systeem dat proportioneel is aan het bedrijf.

Het kan een specifieke verbetering zijn om kansen te centraliseren en te volgen, of een bredere bedrijfsstructuur die verband houdt met administratie, documentatie en aansturing. De omvang hangt af van het probleem, niet van de omvang van het bedrijf.

Wat verandert er als het volgen niet meer afhankelijk is van het geheugen?

Het team werkt met een gemeenschappelijk traject. Kansen behouden hun context. Verantwoordelijkheden zijn duidelijk. De voorstellen zijn opgesteld met geconsolideerde informatie. Het management krijgt een betrouwbare visie en opdrachtgevers krijgen continuïteit gedurende het gehele proces.

De verkoop blijft afhankelijk van de criteria, relatie en capaciteit van het team. Wat verandert is de structuur die dat werk ondersteunt.