كيفية معرفة ما إذا كانت العملية تحتاج إلى التشغيل الآلي

يمكن أن تؤدي أتمتة العملية إلى تقليل الوقت والأخطاء والعبء التشغيلي. ويمكنه أيضًا تسريع عملية سيئة التصميم، أو نشر بيانات سيئة، أو تحويل عنق الزجاجة إلى مكان آخر.

والسؤال المفيد ليس "ما الذي يمكننا تشغيله آليا باستخدام هذه الأداة؟"، بل "ما الاحتكاك الذي له القدر الكافي من التأثير، والتكرار، والاستقرار، والسيطرة لتبرير التدخل؟"

1. ارسم العملية التي تحدث بالفعل

ابدأ بحالة حديثة وأعد بناء رحلتها بأكملها. لا تستخدم الإجراء المكتوب فقط: اتبع ما فعله الأشخاص بالفعل.

المستندات، والمدخلات، والأشخاص المسؤولين، والأنظمة، والقرارات، والانتظار، والاستثناءات، والنتائج. انتبه بشكل خاص إلى عمليات النقل بين الأشخاص والأدوات. تظهر هناك العديد من التكاليف غير المرئية: نسخ البيانات، أو طلب الحالات، أو إعادة بناء السياق، أو التحقق من الإصدارات، أو مطاردة الموافقات.

2. نشاط منفصل، الانتظار وإعادة العمل

يمكن أن تستهلك العملية بضع دقائق من العمل البشري وتستغرق أيامًا حتى تكتمل. ولهذا السبب من الملائم قياس ثلاثة مكونات بشكل منفصل:

• وقت النشاط: العمل المباشر.
• وقت الانتظار: الوقت دون تقدم.
• إعادة صياغة: تكرار العمل بسبب الخطأ أو نقص البيانات أو تغيير المعايير.

أتمتة النشاط لا تحل دائمًا مشكلة الانتظار. إذا كان عنق الزجاجة الحقيقي هو الموافقة التي تستغرق يومين، فإن تقليل خمس دقائق من النسخ اليدوي لن يحدث فرقًا كبيرًا في نتيجة العملية.

3. ثمانية علامات تدل على وجود فرصة جيدة للأتمتة

حجم كاف

التكرار يحول الثواني إلى سعة ذات معنى. حساب الحالات لكل فترة والوقت لكل حالة. لا يوجد حد أدنى عالمي للحجم: فهو يعتمد على تكلفة التنفيذ والمخاطر وقيمة كل معاملة.

قواعد واضحة بما فيه الكفاية

لا ينبغي أن يكون كل شيء حتميًا، ولكن يجب أن يكون من الممكن التمييز بين الحالات العادية والاستثناءات والقرارات التي تتطلب الحكم البشري.

تذاكر يمكن الوصول إليها

تتطلب الأتمتة معلومات متاحة باستمرار. يمكن أن تأتي البيانات من النماذج أو قواعد البيانات أو رسائل البريد الإلكتروني أو المستندات، ولكن يجب أن تكون هناك آلية للتحقق من الحد الأدنى وإدارة الغياب أو التناقضات.

مخرجات يمكن التحقق منها

يجب أن يكون من الممكن تحديد النتيجة الصحيحة التي تنتجها الخطوة. إذا لم يتمكن أحد من تحديد معنى عبارة "أحسنت"، فسيكون من الصعب أتمتة العمل، بل سيكون من الأصعب اختبار الجودة.

تكلفة الخطأ الملحوظة

إن التكرارات أو السهو أو التأخير أو فقدان التتبع أو البيانات المنسوخة بشكل سيئ أو المستندات غير الصحيحة تجعل تأثير الاحتكاك مرئيًا.

الخطوة التالية جاهزة

إذا أنتجت الأتمتة 500 حالة يوميًا لشخص يمكنه مراجعة 50 حالة فقط، فإنك لم تتخلص من عنق الزجاجة: لقد قمت بنقله.

صاحب العملية

يجب أن يتمتع شخص ما بسلطة تحديد القواعد وقبول التغييرات وحل الاستثناءات وتقييم النتائج.

استقرار معقول

عادةً ما تحتاج العملية التي تتغير كل أسبوع إلى التصميم والتوحيد أولاً. إن أتمتة القواعد غير المستقرة تحول كل تغيير إلى صيانة فنية.

إن أتمتة المهمة لا يعادل تحسين العملية.

4. استثناءات التصميم قبل الحالة السعيدة

تتضمن العمليات الحقيقية مواقف خارجة عن القاعدة. تعتمد جودة الأتمتة كثيرًا على كيفية إدارتها.

الاستثناءات المعروفة للمخزون: معلومات غير مكتملة، أو تنسيقات مختلفة، أو أنظمة معطلة، أو بيانات متضاربة، أو طلبات خارج الكتالوج، أو مبالغ أعلى من حد معين، أو حالات تتطلب قرارًا بشريًا.

لكل استثناء تحديد:

1. ما يكتشف أن هناك شيئًا غير مناسب.
2. أي جزء من التدفق يتوقف.
3. ما هو السياق الذي تم تسجيله.
4. لمن يتم التصعيد؟
5. ما الذي يمكن للشخص تصحيحه؟
6. كيف تعود الحالة إلى مسارها الطبيعي.

الأتمتة الجيدة لا تحاول إخفاء عدم اليقين. ويجعلها مرئية ويوجهها إلى الشخص المناسب.

5. تقييم الجودة التشغيلية للبيانات

قبل التشغيل الآلي، راجع مصدر المعلومات وما يعنيه كل حقل. العديد من حالات الفشل المنسوبة إلى الأتمتة هي في الواقع مشاكل في البيانات.

إذا كانت ثلاثة أنظمة تحتوي على حالة مختلفة لنفس العميل، فلن تتمكن الأتمتة وحدها من حل التناقض التنظيمي. عليك أولاً أن تقرر النظام المسؤول.

6. قرر نوع التدخل الذي تحتاجه العملية

ليس كل تحسين يحتاج إلى أتمتة كاملة. هناك على الأقل أربعة أنواع من التدخل:

Estandarizar

تحديد القواعد والأطراف المسؤولة والحد الأدنى من الحقول والحالات. في كثير من الأحيان هي الخطوة الأولى.

Asistir

التكنولوجيا تجهز المعلومات وتقترحها أو تصنفها، ولكن الإنسان هو من يقرر.

Automatizar

ينفذ النظام القواعد المعروفة من البداية إلى النهاية ضمن الحدود.

Orquestar

ينسق مختلف الأنظمة والقرارات والأطراف المسؤولة، بما في ذلك الاستثناءات والإشراف.

إن اختيار التدخل الصحيح يتجنب بناء تكنولوجيا أكثر من اللازم.

7. استخدم النتيجة لمقارنة الفرص

قم بتقييم كل بُعد من 1 إلى 5 وقم بتوثيق السبب. لا تضيف دون تفكير: فبعض الأبعاد تعمل بمثابة حق النقض.

• الحجم والتردد.
• التكلفة الحالية للوقت.
• تكلفة الأخطاء.
• وضوح القواعد.
• جودة البيانات.
• سهولة التكامل.
• استقرار العملية.
• خطر التنفيذ غير الصحيح.
• سهولة قياس النتيجة.
• قدرة الفريق على تشغيل الاستثناءات.

عادةً ما تكون الفرصة ذات التأثير الكبير والقواعد الواضحة والبيانات الموثوقة والمخاطر الخاضعة للرقابة حالة أولى أفضل من مهمة مبهرجة ولكنها غامضة وحاسمة.

8. احسب تكلفة الاحتكاك الحالي

قبل حساب المدخرات، قم بقياس المشكلة. قد يتضمن النموذج البسيط ما يلي:

تكلفة التشغيل = الحجم × متوسط الوقت × التكلفة بالساعة.

ثم أضف إعادة العمل أو الأخطاء أو العقوبات أو تكاليف الانتظار أو التعيينات المستقبلية عندما يكون ذلك ممكنًا.

مثال افتراضي: 2000 حالة شهريا × 3 دقائق نسخ يدوي = 100 ساعة شهريا. إذا أدى التدفق الآلي إلى تقليل هذه المهمة إلى 30 ثانية من متوسط ​​المراقبة، فلا يزال يتعين عليك تضمين الاستثناءات والبنية التحتية والصيانة قبل حساب العائد.

9. عندما لا يكون من المناسب التشغيل الآلي بعد

• العملية تتغير باستمرار.
• لا يوجد مصدر للحقيقة.
• الحجم منخفض والتأثير صغير.
• المشكلة الحقيقية هي المسؤولية غير المحددة بشكل جيد.
• تكلفة الخطأ مرتفعة ولا توجد سيطرة كافية.
• لا تستطيع المنظمة الحفاظ على النظام.
• لقد تم اختيار هذه القضية لأن التكنولوجيا في الموضة.
• لا يوجد مقياس لمعرفة ما إذا كان يعمل أم لا.

10. تصميم نموذج تجريبي يقلل من عدم اليقين

ولا ينبغي للطيار أن يحاول إثبات أن التكنولوجيا "قادرة على القيام بذلك". يجب أن يجيب على الأسئلة التجارية والتشغيلية.

كما أنه يحدد الدرابزين. إذا انخفض الوقت وتزايدت الأخطاء، فهذا يعني أن الطيار لم يعمل. إذا قمت بإلغاء العمل اليدوي ولكن قمت بإنشاء مراجعة مكافئة، فسيكون العائد الحقيقي محدودًا.

11. اختبار الحالات المعاكسة وليس الأمثلة الواضحة فقط

يتضمن السجلات غير المكتملة، والنسخ المكررة، والتنسيقات غير المتوقعة، والقيم المتطرفة، وتعطل التكامل، وتغييرات الحالة المتزامنة. يجب أن يفشل النظام بطريقة خاضعة للرقابة.

الهدف ليس منع أي أخطاء؛ هو منع الخطأ الصامت من أن يصبح قرارًا خاطئًا على نطاق واسع.

12. تصميم من سيقوم بصيانة الأتمتة

الأتمتة هي منتج تشغيلي. تتغير العمليات، وتتغير واجهات برمجة التطبيقات، وتنتهي صلاحية بيانات الاعتماد وتظهر استثناءات جديدة.

حدد من البداية:

• صاحب العمل.
• مدير فني.
• قناة الحادثة
• التنبيهات وإمكانية الملاحظة.
• عملية تغيير القواعد.
• الاختبار قبل نشر التغييرات.
• خطة عكسية أو التشغيل اليدوي.

13. كيفية معرفة ما إذا كان ينبغي توسيع الأتمتة

بعد الإصدار التجريبي، قارن مع خط الأساس. ويتوسع عندما يقوم النظام بتحسين النتيجة باستمرار ويتم فهم تكلفة التشغيل.

لا تقم بالتوسع لمجرد أنه "يعمل". اسأل ما إذا كان سيستمر في العمل بحجم أكبر، والمزيد من المستخدمين، والمزيد من الاستثناءات، والمزيد من الاعتماد على الأنظمة الأخرى.

الاستنتاج

إن أفضل عملية أتمتة ليست هي التي تقضي على أكبر عدد من النقرات. إنه الذي يعمل على تحسين متغير تشغيل مهم بمستوى معقول من المخاطر والصيانة.

قبل أن تقوم بالبناء، افهم الرحلة، وقم بقياس الاحتكاك، وحل غموض البيانات والمسؤوليات، واستثناءات التصميم، وحدد كيفية قياس النتيجة. عندها فقط تتوقف التكنولوجيا عن كونها مقامرة وتصبح تدخلاً تجاريًا قابلاً للتقييم.

إذا كنت تريد الاطلاع على النهج الذي نستخدمه لتحليل العمليات قبل التنفيذ، يمكنك استشارة كيف نعمل.