عندما يستهلك العمل الإداري الوقت الذي يجب أن يذهب إلى مكان آخر

تدعم الإدارة جزءًا أساسيًا من العمل، ولكنها تعمل في العديد من الشركات من خلال تراكم المهام اليدوية الصغيرة: تنزيل المستندات، وإعادة تسمية الملفات، ونسخ البيانات، والتحقق من رسائل البريد الإلكتروني، وملء الملفات، وتعقب المعلومات المفقودة.

يبدو أن كل مهمة يمكن التحكم فيها بشكل منفصل. تظهر المشكلة عند إضافة مئات التكرارات كل شهر. ينتهي الأمر بالأشخاص المؤهلين إلى قضاء جزء كبير من يومهم في نقل المعلومات بين الأماكن، بدلاً من مراجعة الحالات التي تحتاج إلى حكم أو اتخاذ قرار بشأنها أو الاهتمام بها.

إنها ليست مشكلة جهد. إنها مشكلة التصميم التشغيلي.

التوثيق يدخل في كل مكان

يرسل العميل فاتورة عن طريق البريد. وآخر يرسل صورة عبر الواتساب. يقوم المورد بتسليم مستند ورقي. يقوم أحد الزملاء بحفظ ملف في مجلد مختلف. عندما تصل المعلومات عبر قنوات مختلفة ولا يوجد مسار مشترك، يصبح تنظيمها مهمة مستمرة.

والنتيجة ليست مجرد خسارة الوقت. تظهر أيضًا ملفات غير كاملة وإصدارات مكررة وشكوك حول الوثائق الصحيحة. يجب أن يقاطع الكمبيوتر عمله لتحديد موقع الملفات أو إعادة طلب البيانات التي من المحتمل أن تكون قد وصلت بالفعل.

وفي الشركات الاستشارية وشركات البناء والعيادات والمكاتب، يتزايد هذا التشتت بسرعة. كلما زاد عدد العملاء أو العمل أو المرضى أو الملفات، زادت صعوبة الحفاظ على السيطرة من خلال العادات الشخصية.

يقوم النظام الإداري بتحويل المدخلات المتفرقة إلى عمل منظم

ProjectCore يصمم مسارًا لتلقي المعلومات وتحديدها وتصنيفها وربطها بالملف أو العميل أو العملية المقابلة.

لم يعد التوثيق عبارة عن مجموعة من الملفات المعزولة. يدخل كل عنصر في تدفق محدد: يتم التعرف على طبيعته والتحقق مما إذا كان يحتوي على البيانات اللازمة ويتم دمجه في المكان الذي سيستخدمه فيه الفريق.

إذا كانت المعلومات مفقودة، فيمكن للنظام الإبلاغ عنها. إذا كان المستند يتطلب المراجعة، فيمكنك توجيهه إلى الشخص المناسب. إذا كانت البيانات موجودة بالفعل، فتجنب نسخها دون داع. بهذه الطريقة، يعرف الفريق ما هو مكتمل، وما هو معلق، وما يحتاج إلى تدخل.

الميزانيات التي لا تبدأ من الصفر في كل مرة

تستغرق العديد من الشركات أيامًا لإعداد الميزانية ليس لأن الحساب معقد بشكل خاص، ولكن لأنه يجب عليها أولاً جمع معلومات متفرقة. يجب عليك مراجعة المحادثات وتحديد القياسات والتحقق من الأسعار والتحقق من المعلومات الأساسية وتأكيد التفاصيل مع أشخاص مختلفين.

يقوم النظام الإداري بدمج تلك البيانات من البداية. يستمر التطبيق بهيكل واضح ويوضح المعلومات المفقودة قبل الوصول إلى مرحلة الإعداد.

وهذا ليس بديلاً عن الحكم المهني. ولا تزال الميزانية الرئيسية بحاجة إلى مراجعة. ما يختفي هو الكثير من أعمال البحث والنسخ السابقة التي تؤخر الاستجابة وتستهلك سعة الكمبيوتر.

نسخ أقل، مزيد من التحكم

يبدو أن نسخ البيانات من مستند إلى علامة تبويب ثم من علامة التبويب هذه إلى نظام آخر مهمة بسيطة. ومع ذلك، فإن كل نسخ يقدم الوقت والأخطاء والاعتماد على شخص معين.

يحدد ProjectCore مكان تكرار هذه الحركات ويصمم تداولًا مباشرًا أكثر للمعلومات. يمكن للبيانات المسجلة مرة واحدة أن تصاحب العملية دون الحاجة إلى إعادة بنائها في كل مرحلة.

ليس الهدف إقصاء الناس عن العمل الإداري. وهذا يعني الاحتفاظ بانتباهك للنقاط التي تضيف فيها قيمة حقيقية: التحقق من صحة الاستثناء، أو تفسير الحالة، أو حل حادثة، أو اتخاذ قرار.

نظام يتكيف مع كل سياق وثائقي

تحتاج الاستشارات الضريبية إلى التحكم في الوثائق الدورية والمواعيد النهائية والملفات الخاصة بالعديد من العملاء. يجب على شركة البناء ربط الميزانيات والموردين والشهادات وقطع الغيار والأعمال. تدير العيادة البيانات والمواعيد والتراخيص والتاريخ. يعمل المكتب القانوني مع الملفات التي تتطلب النظام والتتبع والمراجعة.

وعلى الرغم من أنهم جميعًا يتقاسمون الأعباء الإدارية، إلا أن عملياتهم ليست متماثلة. لهذا السبب لا يقوم ProjectCore بتثبيت قالب عام. انظر أولاً إلى كيفية وصول المعلومات، ومن يستخدمها، وأين يحدث التأخير، وما هي القرارات التي تتطلب الرقابة.

ثم تصميم النظام اللازم: من تحسين محدد لتنظيم الإدخال المستندي إلى رحلة متصلة بين الاستقبال والإدارة والعمليات والإدارة.

ماذا تحصل الشركة؟

والنتيجة هي عملية أكثر تنظيما وواضحة. تتبع الوثائق مسارًا مشتركًا. تظهر الملفات حالتها الحقيقية. لم يعد يتم نسخ البيانات دون داع. يتم إعداد الميزانيات بسرعة أكبر ويستعيد الأشخاص المهرة الوقت للقيام بالمهام كثيفة المعرفة.

لا تتلقى الشركة الأتمتة فحسب. يمكنك الحصول على طريقة أكثر قوة لإدارة معلوماتك والحفاظ على نموك.